DALLE ISTANZE DI RICHIESTA ISTITUZIONALE AL RILASCIO DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI
ATTRAVERSO LA GESTIONE DOCUMENTALE, IL MONITORAGGIO DELLE FASI E L'ANALISI DI B.I.
ET AUTORIZZAZIONI
PER EINSTEIN TELESCOPE
PROGETTO SU PIATTAFORMA CLOUD AZIENDALE MICROSOFT 365
PER LA GESTIONE INTEGRATA DEI PROCESSI ISTRUTTORI ATTIVATI DAL MUR (art. 47 D.L. n. 13/2023)
(Nunzio AMANZI - luglio 2023)
Il progetto Et AUTORIZZAZIONI nasce dall'esigenza di automatizzare la gestione di redazione dei pareri di competenza dell'INFN ai sensi dell'art. 47 del DL 13/2023 nell'ambito del progetto di ricerca europea Einstein Telescope.
Ingaggiati dalle rispettive istanze avanzate dal M.U.R., i processi consistono nell'istruttoria delle corrispondenti pratiche, dall'acquisizione delle richieste al rilascio e trasmissione dei relativi pareri tecnici, ove diviene necessaria la tracciatura delle singole fasi di lavoro e il monitoraggio degli stati di avanzamento.
La soluzione attuata si basa su piattaforma cloud aziendale Microsoft 365 ed integra i relativi servizi offerti, dai dati basati implementate con Elenchi di MS SharePoint ai flussi automatizzati di MS Power Automate. L'utente finale gode cosi' di un'esperienza innovativa, basata sulla centralizzazione dei dati e delle procedure.
Gli strumenti e le varie funzionalita', seppur serviti in ambiti applicativi distinti, sono fruibili da un unico punto di raccordo e di accesso, indipendente dal tipo di piattaforma client utilizzata, e si integrano in uno scenario di circolarita' delle informazioni.
Un impianto integrato
La soluzione tecnologica si basa al livello dati sull'integrazione dei MS Planner Task - List Item.
Mentre l'utilizzo dei tasks consente una rapida tracciatura e visione dello stato di avanzamento delle istruttorie, l'utilizzo di un item di elenco definisce tutti i dettagli inerenti la pratica e la sua istruttoria.
L'utente accede alle risorse servite dai differenti contesti di applicazione in base:
- alle autorizzazioni implicite del gruppo di Microsoft appartenenza;
- alle autorizzazioni dirette definite per i ruoli del sito di SharePoint di appartenenza:
- alla autorizzazioni relative ai flussi di automazione in base alla proprieta', alla condivisione e al piano di esecuzione
Accesso polimorfico
E' implementato un sistema circolare di collegamenti attraverso i quali, indipendentemente dal contesto applicativo in uso, l'utente accede a:
- i dettagli dell'istruttoria e i pareri tecnici;
- i fascicoli documentali;
- il monitoraggio dei processi.
Processo di lavoro
Il processo di lavoro o workflow consiste nell'attuazione della specifica istruttoria attivata da istanza avanzata dal MUR.
Il processo e' quindi caratterizzato da una sequenza di fasi che il team attua via via sulla base dell'afferenza ai ruoli INFN-GDL e INFN-DG.
INFN-GDL ha il ruolo di pertinenza nella redazione dei singoli pareri tecnici oggetto delle pratiche.
INFN-DG gestisce le singole fasi di processo, dalla presa in carico della richiesta alla sua assegnazione e completamento
Automazione
L'implementazione prevede l'utilizzo di flussi di MS Power Automate nelle seguenti tipologie:
- flussi basati su trigger;
- flussi pianificati;
- flussi immediati attivati come processi figlio di un flusso trigger, di un flusso pianificato ovvero attivati dall'utente come funzione applicativa
Nello schema logico illustrato a sinistra e' rappresentato il processo di automazione.
Sono indicati nello specifico fase per fase gli attori e i componenti coinvolti, ivi compresi i connettori e i rispettivi profili di connessione in gioco.
HUB di gestione
L'applicazione MS TEAMS e' utilizzata come HUB ovvero come portale di accesso e integrazione per tutte le funzionalita' complessivamente a disposizione del gruppo di lavoro, dalla gestione dei pareri alla gestione macro del processo istruttorio.
In particolare il gruppo SEG.DG attraverso l'HUB TEAMS dispone di un unico punto di acceso sia per le applicazioni on premises che per quelle on cloud: le applicazioni sono distribuite in rispettive schede predisposte in apposito canale del gruppo.
Come si puo' osservare, attraverso l'HUB si attua l'intero macro - processo, accedendo ai fascicoli documentali, il Protocollo INFN, la posta di gruppo, l'app di gestione ET MANAGER, la redazione degli atti di trasmissione e il Libro Firma INFN
APP ET MANAGER
La gestione dell'intero processo di lavoro delle pratiche istanziate dal MUR e' assolta da un'applicazione dedicata.
Tramite l'applicazione ET MANAGER gli utenti INFN-DG:
- assegnano al gruppo di lavoro INFN-GDL le pratiche richieste dal MUR;
- approvano la progressione degli stati di avanzamento;
- gestiscono le fasi istruttorie utilizzando specifiche funzioni di consultazione e filtro;
- predispongono gli atti di risposta al MUR;
- monitorizzano complessivamente la base dei dati individuando e gestendo le eventuali criticita'.
Analisi Processi e Dati
L'infrastruttura di analisi e' basata su MS Power BI, essendo integrata con le basi sorgenti e i relativi flussi di automazione deputati alla correlazione e alla sincronizzazione dei dati delle pratiche.
Il sistema consente sia la consultazione di report di analisi sia l'accesso ai report impaginati per la redazione automatizzata degli atti di risposta al MUR.
Per le funzionalita' di analisi e' implementato un unico report articolato in sezioni (pagine) di contesto: sono cosi' presentati distintamente oggetti visivi relativi a distinte finalita' di analisi, dalla situazione globale a quella corrente per le pratiche in lavorazione, dalla misura dei tempi totali di lavorazione alla misura dei tempi intermedi tipici di ciascuna fase di workflow, dall'analisi delle scadenze al monitoraggio degli alert sui dati dei singoli task.
La distribuzione del report e' flessibile.
Oltre ad essere per default accessibile nell'ambito del front-end di Power BI, e' pubblicato nell'applicazione MS TEAMS nonche' nel Sito di SharePoint rispettivamente negli appositi ambienti del team ET AUTORIZZAZIONI
