INFN CONV

DALL'ANALISI DI UN MODELLO UNIFORME DI LAVORO ALLO SVILUPPO DI UNA SOLUZIONE TECNOLOGICA POLIMORFICA

INFN CONVENZIONI

PROGETTO DI AUTOMAZIONE DEI PROCESSI ISTRUTTORI PER LE CONVENZIONI TRA I.N.F.N. E UNIVERSITA'
(Nunzio AMANZI Giugno 2024)

L'implementazione del progetto INFN CONVENZIONI nasce dall'esigenza di automatizzare i processi gestiti dall'Ufficio Convenzioni D.S.R. - INFN.
Da un punto di vista generale questi possono essere riassunti negli adempimenti:

Convenzioni
Co-Finanziamenti Borse e Dottorato
Co-Finanziamenti Assegni di Ricerca

I rispettivi processi istruttori, che si esplicano in ottemperanza a specifici dispositivi di legge, interessano l'INFN quale soggetto co-finanziatore con ampio ventaglio di implicazioni, dagli aspetti infrastrutturali a quelli relativi ai contratti di lavoro.

In questo scenario ciascun procedimento e' in effetti un processo complesso che puo' a sua volta innescare procedimenti secondari che devono essere trattati separatamente dal processo padre.

Attori Centrali e Locali

Ogni processo istruttorio si attua su due piani di pertinenze distinte.

Dominio Struttura Locale: che definisce il perimetro di azione delle singole Strutture dell'Ente che innescano il processo attraverso una specifica richiesta e possono partecipare alla redazione/revisione dell'eventuale documento di accordo
Dominio Centro A.C.: che definisce il perimetro di gestione dell'istruttoria attraverso il coordinamento da parte dell'Ufficio Convenzioni che, caso per caso, puo' richiede il supporto tecnico di esperti (G.D.L.) e puo' infine richiedere l'approvazione finale alla G.E.

Con riferimento allo schema illustrato a fianco, i domini definiscono in particolare specifici perimetri di interazione tra gli attori pertinenti e soddisfano il requisito di riservatezza istruttoria: ogni Struttura locale accede solo alle proprie richieste, ai propri fascicoli documentali e attua comunicazioni private con il Centro.

Pratica Istruttoria

La Pratica costituisce il fulcro del processo istruttorio e il nocciolo di trattamento nell'implementazione automatizzata.
Particolarmente da un punto di vista tecnico, la Pratica e' un record che contiene le seguenti informazioni:

tipo di pratica, dal quale discerne la natura del procedimento e la tipologia di cui lo stesso necessita
dati oggetto di trattamento, alcune classi delle quali sono definite in base alle impostazioni di cui al punto precedente
dati di modulazione del workflow, che attengono alla definizione del G.D.L., al coinvolgimento della Struttura locale, alla necessita’ di approvazione politica da parte dei referenti G.E.
dati dispositivi, relativi al provvedimento adottato e all’esito istruttorio
dati relativi allo stato di avanzamento e al progressivo di rework di talune fasi di processo

Polimorfismo di Workflow

Data la complessita' dei processi istruttori inrelazione alla loro distinta natura, la soluzione tecnologica implementa l'automazione basata sui seguenti requisiti:

individuare un modello operativo astratto ed univoco
definire un'infrastruttura di parametri di sistema e di valori da attribuire alla singola pratica
modulare l'esecuzione dello specifico processo applicando il modello operativo, caso per caso attuato sulla base della connotazione attribuita alla pratica

Relazionalita' dei dati

La soluzione tecnologica si basa sul Sito di Share Point associato al Team Principale (INFN_Convenzioni) per l'implementazione delle base i di dati.
Particolare riguardo e' stato dedicato in tal senso alla mappatura utenti→Gruppi MS 365→Strutture locali per la cui costruzione sussistono i principi:

ad ogni Struttura locale definita in INFN_AOO corrisponde un'unica cartella della libreria documentale, quale folder radice dei rispettivi fascicoli istruttori; stante il vincolo lato molti, detta corrispondenza e' soddisfatta in ambo i sensi
ad ogni Struttura locale definita in INFN_AOO corrisponde un unico canale di MS Teams, definito nel team dell'Ufficio Convenzioni come canale condiviso; stante il vincolo lato molti, detta corrispondenza e' soddisfatta in ambo i sensi
ad ogni gruppo della tabella CONV_GROUPS, che esporta il Gruppo MS365 omonimo interessato al processo istruttorio, corrisponde un unica Struttura locale di INFN_AOO; stante il vincolo lato molti, detta corrispondenza e' soddisfatta in ambo i sensi

Automazione e Schema Logico

Lo schema logico adottato si basa su flussi di automazione di MS Power Automate che eseguono lo stato di avanzamento della pratica secondo una sequenza ordinata di passaggi, via via richiesti dall'utente dell'Ufficio Convenzioni, e di eventuali approvazioni a carico del Gruppo Tecnico di Lavoro e dei referenti G.E.

Logica di Automazione a 3 livelli

Per l'attuazione degli stati di avanzamento, INFN CONVENZIONI implementa il modello a 3 livelli basato sul flusso di richiesta dell'avanzamento, flusso trigger e flusso di gestione dell'evento di avanzamento.
Come illustrato nello schema a fianco, l'avanzamento si attua secondo la sequenza:

l’utente effettua una richiesta di avanzamento tramite un flusso immediato richiamato da interfaccia applicativa: sulla base dello stato corrente, l’applicazione determina lo stato di entrata che il flusso registra nel record di avanzamento
l’aggiornamento del record di avanzamento attiva il trigger FlowManager che esegue le verifiche e intraprende le azioni di specie, demandando le azioni secondarie a flussi figli; al termine se non sussistono condizioni di errore la richiesta o la pratica interessata assumono lo stato di uscita
solo il flusso trigger e i flussi figlio sono eseguiti sul piano del proprietario che, appartenendo anche al Gruppo Owners di SharePoint, accede senza limitazioni alle risorse interessate

Applicazione CONV MANAGER

Per la gestione delle pratiche istruttorie la soluzione tecnologica implementa l'applicazione di gestione CONV MANAGER.
Sviluppata su tecnologia App Canvas di MS Power Platform, l'applicazione e' utilizzata dall'Ufficio Convenzioni per la gestione dei processi istruttori e l'attivazione caso per caso degli altri attori pertinenti nel processo.
Caratteristiche principali:

Funzioni di ricerca delle pratiche per Anno, Tipo, Gruppo/Struttura, Stato di avanzamento
Definizione di filtri avanzati
Definizione dei dati di istruttoria, assegnazione delle pratiche agli utenti del Gruppo Tecnico di Lavoro, assegnazione ai Referenti di approvazione politica
Gestione del workflow modulato sulla connotazione delle pratiche, reset e deroga al processo di avanzamento standard
Tracciatura delle sessioni di rework totale o parziale delle pratiche
Gestione storica degli stati di avanzamento delle pratiche

Applicazione MS TEAMS

INFN CONVENZIONI contempla l'utilizzo di MS TEAMS quale hub ovvero punto di raccordo tra le funzioni di processo e gli attori, particolarmente per informare gli utenti sul dettaglio di avanzamento delle proprie richieste e delle corrispondenti pratiche istruttorie.
In questo scenario le comunicazioni, che si sostituiscono ai mail, sono attuate prevalentemente in via sistematica da parte dei processi di automazione in conformita' ai requisiti ai requisiti di riservatezza e di pertinenza dei rispettivi gruppi di destinatari.
A tal scopo sono quindi implementati Team (Gruppi di Dominio MS 365) specifici per ciascuno dei distinti attori e sono previsti canali separati per:

i messaggi di sistema destinati a ciascun Gruppo di Struttura Locale e l'eventuale interscambio di conversazioni con l'Ufficio Convenzioni
i messaggi di sistema destinati al G.D.L. e ai referenti G.E. nonche' l'eventuale interscambio di conversazioni tra detti attori e l'Uffcio Convenzioni
i messaggi di sistema, con dettaglio stile log, destinati all'Ufficio Convenzioni e l'eventuale intercambio di conversazioni tra i suoi membri

Solo per l'Ufficio Convenzioni l'applicazione MS Teams e' anche il punto di raccordo alle funzioni di gestione e monitoraggio dei processi gestiti tramite l'aplicazione CON MANAGER

Canali MsTeams riservati al Gruppo di Struttura Locale

Applicazione MS TEAMS - Funzioni Tipo

Canali Ms Teams riservati ai Gruppi degli Attori Centrali

Esempi di notifiche pubblicate nei canali MS Teams di pertinenza

Approvazioni nel Processo

INFN CONVENZIONI utilizza le funzioni del modulo Approvazioni di MS Power Platform, attraverso il quale sono via via ingaggiati per pertinenza e ruolo gli utenti approvatori, detti responsabili di approvazione, per esprimere le risposte in relazione alle quali si modulano le successive azioni da parte dei flussi automatizzati.
I processi di approvazione prevedono risposte di tipo Accetta/Rifiuta.
Per esempio, ai fini dell'avanzamento della specifica pratica istruttoria, ove previsto, gli automatismi di sistema richiedono approvazioni:

ai membri del G.D.L., dopo la fase di redazione a loro cura del documento di accordo oggetto della convenzione in istruttoria
ai membri del G.D.L., dopo l'eventuale fase di redazione/revisione a cura della Struttura Locale del documento di accordo oggetto della convenzione in istruttoria
ai membri referenti G.E., dopo l'eventuale attuazione delle fasi precedenti ovvero nei casi che richiedano l'approvazione politica della pratica in istruttoria

Analisi Dati e Processi

INFN CONVENZIONI utilizza il servizio cloud MS Power BI per la distribuzione dei servizi di analisi.

L'implementazione si caratterizza nel modello dati dedicato e nel corrispondente report. La sorgente del modello dati e' costituita dagli elenchi del Sito di SharePoint relativo al Gruppo Principale INFN_Convenzioni.
Gli elenchi importati nel modello sono trasformati in entita' complesse che relazionano e trasformano i dati a livello di Power Query, fornendo quindi in output direttamente le tabelle che alimentano gli oggetti visivi.

L'analisi e' distribuita all'utente nell'ambito di un unico report articolato nelle tre sezioni: Situazione Generale, Volumi Trattamento, Analisi Processi.

Come illustrato a fianco, le sezioni presentano sia una situazione riepilogativa delle pratiche in lavorazione sia un'analisi dei tempi medi di avanzamento dei processi istruttori.